Underbiträden

Databastjänst där all bokföringsdata lagras.

Innehåll: kontoplan, verifikationer, medlemmar, fakturor, utlägg, inställningar. Krypterad i vila och vid överföring. Sörens egna säkerhetskopior av databasen ligger hos Google Cloud Storage, se nästa post.

turso.tech

Backend-infrastruktur, autentisering och fillagring.

Cloud Functions kör backend-koden. Firebase Authentication hanterar inloggning och lösenord. Cloud Storage lagrar uppladdade kvitton, årsbesked och logotyper. Cloud Functions körs i europe-west1 (Belgien).

Här ligger också Sörens säkerhetskopior. Varje natt tas en komprimerad kopia av hela databasen, alltså samtliga tabeller inklusive medlemmar, fakturor och verifikationer, och den sparas i Cloud Storage. Kopior äldre än 30 dagar raderas automatiskt. Det betyder att uppgifter kan finnas kvar i en säkerhetskopia i upp till 30 dagar efter att de raderats i appen.

Samma sak gäller uppladdade filer. En raderad fil går att återställa i 30 dagar innan den försvinner slutgiltigt, så att ett misstag eller ett tekniskt fel inte tar era kvitton och underlag med sig. Bokföringsunderlag ska enligt lag sparas i sju år, och den möjligheten vill vi inte förlora på en felaktig radering.

cloud.google.com

Transaktionella mejl (fakturor, revisorpaket, support) och kontaktlistor.

Skickar mejl initierade av er, till exempel faktura till en medlem eller revisionsunderlag till revisorn. Lagrar mottagaradress och leveransstatus.

Hos Brevo finns dessutom två kontaktlistor som Sören själv underhåller. Den ena innehåller e-postadresserna till dem som har ett konto i Sören (kassör och styrelse), och den stäms av automatiskt en gång per dygn så att den speglar vilka föreningar som är aktiva. Den används för produkt- och driftinformation, och varje utskick går att avregistrera sig från. Den andra är nyhetsbrevet, som man anmäler sig till frivilligt på sorenbok.se. Föreningens medlemsregister synkas aldrig till Brevo.

brevo.com

Domän, DNS och Sörens e-postlådor (hej@sorenbok.se och support@sorenbok.se).

DNS pekar ut vilka servrar som svarar för sorenbok.se och behandlar inga personuppgifter. Brevlådorna gör det däremot: mejlar ni supporten hamnar korrespondensen hos Inleed, och bifogar ni ett kvitto, ett kontoutdrag eller en medlemslista i ärendet lagras även den i brevlådan. Vill ni undvika det kan ni beskriva ärendet utan bilagor, så ber vi i stället om det vi behöver inne i appen.

inleed.se

AI-funktioner: Lille-Sören (chatt), AI-förslag i Bokföring (rensning av text och förslag på kontering), kvittotolkning i Utlägg, AI-kontoförslag i Bankinläsning.

Vid kvittotolkning och kontoförslag skickas den enskilda posten (kvittobild, transaktionstext eller beskrivning) tillsammans med föreningens kontoplan, alltså kontonummer och kontonamn, eftersom modellen behöver den för att kunna föreslå ett konto. Bankinläsningens kontoförslag skickar de obokförda transaktionernas text och belopp i ett anrop, med en gräns på högst 100 transaktioner. För chatten Lille-Sören skickas därutöver föreningens verifikationer och budget, eftersom assistenten svarar utifrån er bokföring.

Bankinläsningens matchning mot dubbletter, fakturor och utlägg är helt regelbaserad och använder ingen AI. Kontoförslagen är ett frivilligt AI-lager ovanpå den inläsningen.

Behandlingen sker via Google Gemini API, och Googles villkor för API-användning gäller för hur innehållet får hanteras. AI-funktionerna kan stängas av i Inställningar → Förening om ni vill undvika tredjelandsöverföring. Då slutar samtliga AI-funktioner ovan att fungera, medan den regelbaserade matchningen fungerar oförändrat.

ai.google.dev