Byta bokföringsprogram i föreningen

Publicerad 2026-09-14 · ~7 min läsning

Föreningen har bokfört i Fortnox, Visma, Bokio eller ett kalkylark, och vill byta. Det är inte svårt, men det är lätt att göra i fel ordning. Här är vad ni tar med er, vad ni måste spara, hur ni läser in det i Sören och när på året bytet är enklast.

När är det bäst att byta?

Vid årsskiftet, alltså inför ett nytt räkenskapsår. Då börjar ni det nya året i Sören med kontonas saldon som ingående balans, och det gamla året avslutas där det bokfördes. Inget behöver flyttas mitt i.

Men ni behöver inte vänta. Har ni bokfört en del av året i det gamla programmet exporterar ni det som gjorts hittills, läser in det i Sören och fortsätter där. Ni får med er både årets verifikationer och saldona vid årets början, eftersom filen innehåller båda. Det enda ni ska undvika är att bokföra samma händelser på två ställen efter bytet.

Steg 1: Exportera från det gamla programmet

Ni behöver tre saker per räkenskapsår, och den tredje glöms oftast.

SIE-filen

SIE 4 är det svenska standardformatet för att flytta bokföring mellan program, och alla svenska bokföringsprogram kan skapa en. Filen innehåller kontoplanen, alla verifikationer med sina datum och konton, och kontonas saldon vid årets början. Exportera en fil per räkenskapsår.

• Fortnox: Bokföring → Verktyg → Exportera → SIE-fil → välj SIE 4 och räkenskapsår.
• Visma och Spiris: under Export eller Verktyg, välj SIE 4.
• Bokio: under Inställningar → Export.

Menyerna ändras ibland. Hittar ni inte exporten: sök på "SIE" i programmets hjälp.

Rapporterna, som PDF

För varje år som ska sparas: verifikationslista, huvudbok samt resultat- och balansräkning. Spara dem som PDF. De finns under Rapporter i alla program. Skälet kommer i steg 2.

Kvittona

Kvitton och andra underlag följer inte med i en SIE-fil. Filen innehåller bara siffror och text. Har ni laddat upp kvitton i det gamla programmet ligger de kvar där, och försvinner när abonnemanget sägs upp. Ladda ner dem till en mapp per år innan dess. Kan de inte laddas ner samlat får ni ta dem verifikation för verifikation, eller acceptera att det gamla programmet behöver finnas kvar i läsläge.

Det som inte ligger i bokföringen

SIE-filen innehåller bokföringen, men föreningen har mer än så i det gamla programmet:

• Medlemsregistret. Exportera medlemmarna som CSV eller Excel. Sören läser in den filen under Medlemmar, med namn, adress, e-post och medlemsnummer.
• Obetalda fakturor. En faktura som är skickad men inte betald följer inte med. Enklast är att låta de sista betalningarna komma in innan bytet, eller att skapa fakturorna på nytt i Sören med samma nummer och belopp.
• Användarna. Den som ska kunna logga in i Sören bjuds in under Inställningar → Användare. Revisorn behöver inget konto: underlaget mejlas eller laddas ner från Rapporter.

Steg 2: Spara det ni inte tar med er

Det här steget är lagkrav, inte en rekommendation. Räkenskapsinformation ska bevaras till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades (bokföringslagen 7 kap.). Den ska dessutom vara läsbar under hela tiden. Ett uppsagt abonnemang i det gamla programmet uppfyller inte det, och en SIE-fil ensam gör det inte heller, eftersom den kräver ett program för att läsas.

Därför räcker det inte att ha SIE-filerna. Ni behöver också rapporterna som PDF, som går att öppna på vilken dator som helst, och kvittona. Lägg allt i en mapp per räkenskapsår, på ett ställe som styrelsen har tillgång till även när kassören byts.

Ett bra test: kan en ny kassör om fem år öppna mappen för 2023 och visa revisorn vad som hände, utan att logga in någonstans? Då är ni klara.

Gamla år behöver alltså inte läsas in i Sören. De behöver bara finnas.

Steg 3: Läs in i Sören

I Sören finns SIE-importen under Inställningar → Import. Ni laddar upp en fil i taget, får en förhandsvisning av vad som kommer att skapas, och bekräftar. Inget skrivs in förrän ni sagt ja.

Oftast räcker en fil

Läs in filen för det år ni bokför nu. Den tar med sig saldona vid årets början som ingående balans, och det är allt Sören behöver för att räkna rätt framåt. Att ta med tio års historik känns tryggt, men varje extra fil är ett nytt tillfälle att göra fel, och historiken finns ändå kvar i mappen från steg 2.

Flera år: äldsta först

Vill ni ändå ha flera år i Sören, till exempel för att jämföra i rapporterna, gäller en enda regel: börja med det äldsta året och ta ett år i taget framåt. Bara den första filen ska sätta den ingående balansen. Filerna för senare år innehåller också en ingående balans, men den är summan av de år ni redan läst in, och att ta den en gång till räknar de åren dubbelt.

Går ni i rätt ordning väljer Sören rätt åt er automatiskt. Försöker ni ändå ersätta balansen med ett senare års fil varnar programmet och ber om en uttrycklig bekräftelse.

Kontrollera efteråt

När importen är klar visar Sören vad bankkontonas ingående balans blev. Stämmer den med bankens saldo den första dagen på året är allt på plats. Titta också under Rapporter att årets resultat ser ut som ni väntar er.

Blev det ändå fel går varje inläsning att ångra så länge ni inte bokfört ovanpå den, och har det blivit fel i flera steg kan ni begära en nollställning under Inställningar → Integritet och börja om.

Steg 4: Säg upp det gamla programmet

Först när mappen från steg 2 är komplett och inläsningen kontrollerad. Kontrollera uppsägningstiden: många program faktureras årsvis och förnyas automatiskt.

Berätta för revisorn att ni bytt program och var arkivet för de gamla åren finns, och för in bytet i ett styrelseprotokoll. Det är en liten sak nu och en stor hjälp för den som tar över om några år.

Innan ni börjar: en fråga om moms

Sören är gjort för ideella föreningar som gör förenklat årsbokslut enligt K1 och inte är momsregistrerade. Är föreningen momsregistrerad, till exempel för en kiosk eller uthyrning i större skala, behöver ni ett program som hanterar moms, och då är det bättre att veta det före bytet än efter. Osäker? Läs när en ideell förening slipper moms.

Vanliga frågor

Följer kvittona med i SIE-filen?

Nej. SIE innehåller bara bokföringen. Kvitton laddas ner separat, se steg 1.

Vi har ett avslutat år som inte är låst i det gamla programmet. Spelar det roll?

Nej. Exportera det som det är. I Sören låser ni året när bokslutet är gjort, och har det gamla programmet redan bokfört årsavslut och omföring av resultatet känner Sören igen dem och gör dem inte en gång till.

Kan vi byta mitt i året?

Ja. Exportera det som är bokfört hittills, läs in det och fortsätt i Sören. Se bara till att ingen fortsätter bokföra i det gamla programmet efter bytet.

Vad händer om vi läser in fel?

Inläsningar går att ångra, och en nollställning tar bort allt så att ni kan börja om. Originalfilen sparas i Sören i sju år, så det ni läst in går alltid att se i efterhand.

Vi bokför i Excel. Finns det någon SIE-fil då?

Nej. Då lägger ni in kontonas saldon vid årets början för hand under Inställningar → Import, "Från Excel eller papper", och börjar bokföra i Sören därifrån. Läs gärna guiden för nya kassörer, som beskriver vad som ska tas över.

Sören är byggt för flytten

Importen förhandsvisar allt innan det skrivs in, väljer rätt ingående balans när ni går i ordning, varnar när något ser ut att räknas dubbelt och visar efteråt vad saldona blev. Och Lille-Sören, assistenten i programmet, kan svara på det mesta som dyker upp under vägen.