← Alla artiklar

Bokföring i Excel för föreningen

Publicerad 2026-10-28 · ~8 min läsning

Många föreningar bokför i en Excelfil eller en kassabok som gått i arv från kassör till kassör. Det är tillåtet och för en liten förening kan det räcka. Här är hur en kassabok i Excel ska vara uppställd för att hålla vid revisionen, var kalkylarket brukar brista och hur ni går över till ett bokföringsprogram mitt i året om ni vill.

Får en förening bokföra i Excel?

Ja. Är föreningen bokföringsskyldig gäller bokföringslagen. Den ställer krav på resultatet, inte på programmet. Är den inte det, vilket många små föreningar inte är, kräver stadgarna ändå nästan alltid räkenskaper som revisorn granskar och årsmötet tar ställning till. När en ideell förening är bokföringsskyldig står i en egen guide.

Kraven som berör ett kalkylark mest är fyra:

• Varje händelse ska ha en verifikation: ett underlag som kvitto, faktura eller kontoutdrag. Verifikationerna ska vara numrerade så att det syns om någon saknas.
• Händelserna ska gå att se både i tidsordning och per konto. Lagen kallar det grundbokföring och huvudbokföring.
• En rättelse ska gå att följa i efterhand: hur den gjordes, när och av vem (bokföringslagen 5 kap. 5 §). Att skriva över en siffra uppfyller inte det.
• Räkenskaperna ska sparas i sju år, till och med det sjunde året efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, i ordnat skick (7 kap.).

Inget av det kräver ett bokföringsprogram. Men i ett kalkylark är det kassören som håller ordningen, inte filen.

En kassabok i Excel som håller

En kassabok är en lista över pengarna in och ut i den ordning de kom. Lägg till ett kontonummer på varje rad, så räcker samma lista även till bokslutet. Sju kolumner är allt som behövs:

Några saker gör mallen hållbar:

• Ett blad per räkenskapsår, som börjar med det ingående saldot från förra årets sista rad.
• Verifikationsnumren går i en obruten följd och börjar om på 1 varje år. Kvittot eller fakturan får samma nummer, skrivet på papperet eller i filnamnet.
• Kontonumren kommer ur BAS-kontoplanen, till exempel 3810 för medlemsavgifter och 5010 för lokalhyra. Använd samma nummer hela året. Kontoplanen för föreningar har de vanligaste.
• Saldot räknas med en formel, föregående saldo plus in minus ut. Har föreningen kontanter förs kassan på ett eget blad med eget saldo.
• Ett fel rättas med en ny rad, som rad 6 ovan. Den gamla raden står kvar orörd, så att revisorn kan se vad som hände.

Inför bokslutet summerar ni varje konto med SUMMA.OM. Står kontonumren i kolumn D och utgifterna i kolumn F ger =SUMMA.OM(D:D;5010;F:F) årets lokalhyra. Summorna per konto är det resultaträkningen byggs av.

Där Excel brukar brista

Excel är ett utmärkt verktyg. Det är gratis, alla kan öppna det och det är bra för budget, avgiftsberäkningar och listor. Men ett kalkylark vet inte att det är en bokföring. Det märks på fem ställen.

Verifikationerna

Kvittot ligger i en pärm eller en mapp och raden i filen. Det enda som binder ihop dem är numret som kassören skrev för hand. Saknas ett kvitto syns det först när revisorn letar. Och kalkylarket visar inte att en siffra har ändrats: skrivs ett belopp över finns ingen spårbarhet, hur ärligt ändringen än var menad.

Avstämningen mot banken

Saldot i filen ska stämma med saldot på kontoutdraget. När det inte gör det får kassören gå rad för rad för att hitta den inbetalning som aldrig fördes in eller den avgift som fördes in två gånger. En formel som av misstag skrivits över med ett tal räknar dessutom vidare utan att säga något.

Medlemsavgifterna

Ett kalkylark kan räkna ut vad varje medlem ska betala, men det kan inte skicka fakturan. Kassören gör fakturorna i ett annat program eller mejlar betalningsuppgifterna till var och en. När pengarna kommer in prickar kassören av medlemmarna en och en mot kontoutdraget och påminner dem som inte har betalat. Ett bokföringsprogram med medlemsfakturor skickar fakturan och kopplar inbetalningen till rätt medlem när kontoutdraget läses in.

Rapporterna till årsmötet

Årsmötet ska ha en resultaträkning och en balansräkning, för en förening med förenklat årsbokslut uppställda enligt Bokföringsnämndens mall och med förra årets siffror bredvid. I Excel ställer kassören upp dem själv ur kontosummorna och lägger in det som ännu inte betalats vid årsskiftet. Det går, men det är där de flesta timmarna försvinner. Så gör ni ett K1-bokslut visar uppställningen.

Överlämningen till nästa kassör

Filen ligger ofta på den avgående kassörens dator, formlerna förstår bara den som byggde dem och de gamla åren finns i en mejltråd. Bokföringen ska ändå finnas kvar i sju år, oavsett vem som är kassör. Lägg filen och underlagen på en lagring som föreningen äger, inte bara på en privat dator. Spara också en låst kopia av varje år när bokslutet är klart. Guiden för nya kassörer har en checklista för själva bytet.

När räcker Excel?

Ärligt talat ganska ofta, för en liten förening. Ett kalkylark kan vara rätt val om:

• föreningen har några tiotal händelser om året
• allt går via ett bankkonto och det finns lite eller inga kontanter
• kassören är van vid kalkylark och tänker sitta kvar några år
• ni accepterar att bokslutet ställs upp för hand

Växer föreningen, byts kassören ofta eller tar bokslutet en helg varje år blir ett program snabbt värt sin kostnad. Vad olika alternativ kostar står i guiden om gratis bokföringsprogram.

Gå över till Sören mitt i året

Ni behöver inte vänta till årsskiftet. Det som behövs är saldona när året började och årets händelser. Båda går att få på plats utan att flytta rad för rad från kalkylarket.

1. Spara Excelfilen som den är

Sören läser inte in bokföringsarket. Filen är en del av föreningens räkenskapsinformation och ska sparas i sju år, tillsammans med underlagen. Lägg den i föreningens arkiv och ändra inget i den efter bytet.

2. Lägg in den ingående balansen

Under Inställningar → Import väljer ni Från Excel eller papper. Det enkla läget ställer några frågor: vad fanns på bankkontot, i kassan och på plusgirot, vad väntade föreningen på att få in och vilka räkningar var obetalda. Svara med saldona dagen innan räkenskapsåret började, alltså vid årsskiftet och inte i dag. De står på första raden i er kassabok. Sören räknar ut det egna kapitalet själv, så ni behöver inte kunna debet och kredit. Har föreningen lån, inventarier av värde eller avgifter betalda i förskott finns ett läge med debet och kredit för det.

3. Läs in kontoutdraget från årets början

Årets händelser hämtar ni från banken, inte från arket. Under Bokföring klistrar ni in kontoutdraget med Läs in från banken och bokför raderna. Har utdraget en saldokolumn stämmer Sören av varje rad mot den, så ni ser direkt om något saknas. Kontanta händelser som inte syns på banken lägger ni in för hand, med kvittot bifogat som bild eller PDF.

Vill ni hellre flytta in hela årets rader från kalkylarket går det också, med vår hjälp. Hör av er innan ni börjar, så tittar vi på ert underlag. Vi föreslår ett konto för varje rad, ni godkänner eller ändrar och sedan läses hela året in på en gång.

4. Läs in medlemmarna med CSV-mallen

Under Medlemmar finns knappen CSV-mall. Den ger en tom fil med rätt rubriker och en exempelrad. Fyll i den i Excel, spara som Excel-fil eller som CSV (UTF-8) och läs in den med Importera fil. Har ni redan en medlemslista går den ofta att läsa in som den är, så länge medlemmarna står på det första bladet med en rubrikrad överst, en kolumn för namnet och en medlem per rad. Ni ser varje rad i en förhandsgranskning innan något sparas. Därefter kan ni fakturera medlemsavgiften från Sören och se vem som har betalat när kontoutdraget läses in.

5. Bjud in revisorn

Under Inställningar → Användare bjuder ni in revisorn som granskare, som ser allt men inte kan ändra något. Den dag kassören byts finns en guidad överlämning på samma ställe. Bokföringen, underlagen och de tidigare åren ligger kvar för efterträdaren.

Vanliga frågor

Får en förening bokföra i Excel?

Ja. Bokföringslagen säger vad bokföringen ska klara, inte vilket verktyg den görs i. Varje händelse ska ha en verifikation, rättelser ska gå att följa i efterhand och räkenskaperna ska sparas i sju år. Ett kalkylark klarar det om kassören håller ordningen själv: obruten nummerföljd, rättelser som nya rader och en låst kopia av varje avslutat år.

Finns det en bokföringsmall i Excel för föreningar?

En kassabok i Excel behöver inte vara krångligare än sju kolumner: verifikationsnummer, datum, text, konto, in, ut och saldo. Ett blad per räkenskapsår, ett nummer per händelse och kontonummer ur BAS-kontoplanen. Med funktionen SUMMA.OM summerar ni sedan varje konto inför bokslutet.

Vad är skillnaden mellan en kassabok och bokföring?

En kassabok listar pengarna in och ut i den ordning de kom, med saldo. Det motsvarar grundbokföringen. Bokföringen kräver också att varje händelse hör till ett konto, så att det går att se vad pengarna gick till och ställa upp resultaträkning och balansräkning. Får varje rad i kassaboken ett kontonummer har ni båda delarna.

Kan vi gå över från Excel till ett bokföringsprogram mitt i året?

Ja. I Sören lägger ni in vad föreningen hade på banken och i kassan dagen innan räkenskapsåret började och läser sedan in kontoutdraget från årets början. Då kommer årets händelser med och bokslutet blir komplett. Excelfilen sparar ni som den är, eftersom den ingår i räkenskapsinformationen.

Följer medlemslistan i Excel med?

Ja. Sören läser in medlemsregistret från en Excel- eller CSV-fil med en rubrikrad överst och en medlem per rad. Ladda ner CSV-mallen under Medlemmar, fyll i den och läs in den. Ni ser varje rad i en förhandsgranskning innan något sparas.