← Alla artiklar

Bokföring i ideell förening: så fungerar det

Senast uppdaterad 2026-09-28 · ~9 min läsning

Bokföringen i en ideell förening består av några få moment som upprepas över året: underlag för varje in- och utbetalning, avstämning mot banken och ett bokslut som revisorn granskar före årsmötet. De flesta föreningar har ett betydligt lättare regelverk än företagen. Här är helheten: vilka regler som gäller, hur noga det faktiskt behöver vara och hur året hänger ihop. Varje del har en egen fördjupning om du vill veta mer.

Vem ansvarar för bokföringen?

Det är styrelsen som ansvarar för föreningens ekonomi, gemensamt. I praktiken är det nästan alltid kassören som sköter bokföringen, men ansvaret ligger inte på en enda person. Det är därför årsmötet beviljar hela styrelsen ansvarsfrihet och inte bara kassören.

Vem som gör vad bestäms av stadgarna och av styrelsen själv. Ett bra minimum är att någon mer än kassören kan logga in på banken och i bokföringen. Styrelsen bör också se en enkel ekonomisk översikt några gånger om året.

Vilka regler gäller?

Det finns ingen särskild lag för ideella föreningar, så reglerna kommer från tre håll.

Bokföringslagen gäller om föreningen är bokföringsskyldig. En ideell förening är det om den bedriver näringsverksamhet, om tillgångarna är värda mer än 1,5 miljoner kronor eller om den är moderföretag i en koncern. Många små föreningar uppfyller inget av det och är alltså inte bokföringsskyldiga i lagens mening. Mer om gränserna finns i Är en ideell förening bokföringsskyldig?

Stadgarna gäller alltid. De säger nästan alltid att styrelsen ska föra räkenskaper, att en revisor ska granska dem och att årsmötet ska ta ställning till dem. Det är därför i stort sett alla föreningar bokför, oavsett vad lagen kräver.

Bidragsgivare och förbund ställer ofta egna krav. En kommun som betalar ut aktivitetsstöd vill kunna se att pengarna använts rätt. Ett förbund kan också kräva att medlemsföreningarna har revisor.

En bokföringsskyldig förening avslutar året med ett förenklat årsbokslut enligt K1, så länge intäkterna normalt uppgår till högst 3 miljoner kronor. I den summan räknas försäljning, bidrag, gåvor och medlemsavgifter ihop. Läs mer i Förenklat årsbokslut för ideell förening och K1, K2 eller K3: vilket gäller oss? De flesta allmännyttiga ideella föreningar står dessutom utanför momsen, se Moms i ideell förening.

Hur noga måste det vara?

Här finns mer utrymme än många tror. Bokföring handlar inte om att allt ska vara perfekt, utan om att det ska gå att följa pengarna: vad som kom in, vad som gick ut, varför och vem som bestämde det.

Om föreningen är bokföringsskyldig

Lagens huvudregel är att kontanta betalningar ska bokföras senast dagen efter och allt annat så snart det kan ske. Det låter strängt, men Bokföringsnämndens allmänna råd (BFNAR 2013:2) ger mindre verksamheter betydligt mer tid:

• Är intäkterna normalt högst 3 miljoner kronor om året får ni bokföra upp till 50 dagar efter utgången av det kvartal då händelsen inträffade. Att bokföra en bunt i kvartalet är alltså helt i sin ordning.
• Har föreningen normalt högst 50 verifikationer om året med sammanlagt högst 250 affärshändelser och intäkter på högst en miljon kronor får bokföringen vänta till 60 dagar efter räkenskapsårets slut.
• Kontanter har en egen regel. Är de kontanta inbetalningarna under ett år normalt mindre än ett prisbasbelopp får även de bokföras upp till fyra veckor i efterhand.

Villkoret för all senareläggning är att underlagen hålls i ordning under tiden. Kvittona ska alltså inte ligga i en påse, utan sorteras i takt med att de kommer in, så att bokföringen sedan går att göra utan detektivarbete.

Om föreningen inte är bokföringsskyldig

Då finns ingen lagstadgad form, men stadgarna och årsmötet kräver ändå att ekonomin går att redovisa och granska. Det räcker långt att varje in- och utbetalning har ett underlag, att bokföringen stämmer mot banken och att året går att sammanfatta i en resultat- och balansräkning som revisorn kan förstå. Många väljer att följa samma ordning som en bokföringsskyldig förening ändå, dels för att det gör revisionen enklare, dels för att föreningen kan passera gränserna utan att någon märker det.

När något blir fel

Fel händer i alla föreningar och är sällan ett problem, så länge de rättas öppet. Bokföringslagen kräver att det framgår när rättelsen gjordes och av vem, så det gamla ska synas och inte suddas bort. Ett kvitto som kommit bort ersätts i första hand med en kopia från säljaren. Går det inte är det vanligt att skriva en egen verifikation med datum, vad som köpts, belopp och varför kvittot saknas, gärna påskriven av någon mer i styrelsen.

Det revisorn letar efter är sällan enskilda misstag. Det är mönster: pengar som flyttats utan underlag eller en bokföring som inte stämmer mot banken.

Grunderna i föreningens bokföring

Verifikationen

Varje händelse i bokföringen ska ha en verifikation, alltså ett underlag. Oftast är det ett kvitto eller en faktura. Av verifikationen ska det framgå när händelsen inträffade, vad den avser, beloppet och vem motparten är. Verifikationen får också ett löpnummer i bokföringen. Kontoutdraget är bra som stöd, men säger sällan ensamt vad pengarna gick till.

Kontoplanen och dubbel bokföring

Varje händelse bokförs på minst två konton. Debet ska alltid vara lika med kredit. En medlemsavgift på 300 kronor som kommer in på banken blir debet på bankkontot och kredit på kontot för medlemsavgifter. Kontona hämtas ur en kontoplan, i Sverige nästan alltid BAS. Hur den fungerar förklaras i Så fungerar kontoplanen i en förening.

Kontantmetoden

En förening med intäkter på normalt högst 3 miljoner kronor får bokföra enligt kontantmetoden, alltså när pengarna faktiskt rör sig och inte när en faktura kommer. Det gör vardagen enkel. Vid bokslutet tas sedan obetalda fakturor upp, både de föreningen ska betala och de den väntar betalt för. Medlemsavgifter är ett undantag: de blir intäkt först när de betalas och tas aldrig upp som en fordran.

Året i en förening

1. Hela åretLöpande bokföringSortera underlagen när de kommer in. Bokför i omgångar, senast 50 dagar efter kvartalets slut.
2. Varje månad eller kvartalStäm av mot bankenSaldot i bokföringen ska stämma med kontoutdraget.
3. Efter årets slutBokslutTa upp obetalda fakturor och ställ upp resultat- och balansräkning.
4. Veckorna före årsmötetRevisionRevisorn granskar räkenskaperna och skriver en revisionsberättelse.
5. ÅrsmötetAnsvarsfrihetÅrsmötet fastställer räkenskaperna och tar ställning till styrelsens ansvarsfrihet.

Tidsfristen för bokföringen gäller en bokföringsskyldig förening med intäkter på högst 3 miljoner kronor. Underlagen sparas till och med det sjunde året efter räkenskapsårets slut.

Löpande under året

Det mesta en förening bokför är samma handfull händelser om och om igen:

• Medlemsavgifter. Intäkt det år de betalas, även om de avser nästa år. Se Bokföra medlemsavgifter.
• Bidrag. Från kommun, region, stat eller förbund, ibland med villkor. Se Bokföra bidrag.
• Utlägg. När en medlem betalat något åt föreningen och ska få tillbaka pengarna. Se Bokföra utlägg.
• Vanliga kostnader. Lokalhyra, material, försäkring, bankavgifter och förbundsavgifter.

Stäm av mot banken

Den enskilt viktigaste rutinen är att jämföra bokföringen med kontoutdraget, gärna varje månad och minst varje kvartal. Stämmer saldot på bankkontot i bokföringen med banken har ni fångat de flesta fel innan de hunnit växa. Har föreningen en kontantkassa ska den räknas och stämmas av på samma sätt.

Vid årets slut

När räkenskapsåret är slut tas obetalda fakturor upp, årets resultat räknas fram och resultat- och balansräkningen ställs upp. Är föreningen bokföringsskyldig ska årsbokslutet vara klart senast sex månader efter årets slut, men i praktiken styr årsmötet: revisorn behöver underlaget några veckor innan. Därefter granskar revisorn räkenskaperna och styrelsens förvaltning och skriver en revisionsberättelse, se Revisor i ideell förening. På årsmötet presenterar kassören året och årsmötet tar ställning till ansvarsfriheten, se Kassören och årsmötet.

Spara underlagen

Räkenskapsinformationen ska sparas till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Sedan juli 2024 får pappersunderlag normalt ersättas av en digital kopia, så en välordnad mapp med inskannade kvitton räcker. Tänk på att arkivet ska gå att lämna över: den som blir kassör om fem år ska kunna hitta det utan att fråga dig.

Kalkylark eller bokföringsprogram?

En mycket liten förening med ett tiotal händelser om året kan klara sig med ett kalkylark och en pärm. Det fungerar så länge samma person sköter det och ingen behöver ta över. Svårigheterna kommer med volymen och vid kassörsbyten: ett kalkylark håller inte själv ordning på verifikationsnummer, sparar ingen historik över ändringar och räknar inte fram ett bokslut. Ett bokföringsprogram gör det åt er. Vad man bör tänka på vid valet beskrivs i Bokföringsprogram för ideella föreningar.

Sören är ett sådant program, byggt för ideella föreningar som gör förenklat årsbokslut enligt K1. Medlemsavgifter, bidrag och utlägg har färdiga konton, kontoutdraget läses in och stäms av. Resultat- och balansräkningen tas fram när året är slut. Underlagen till revisorn tas fram med ett par klick.

Vanliga frågor

Måste en ideell förening ha bokföring?

Enligt bokföringslagen bara om föreningen bedriver näringsverksamhet, har tillgångar över 1,5 miljoner kronor eller är moderföretag i en koncern. Men nästan alla föreningars stadgar kräver att styrelsen för räkenskaper som revisorn granskar och årsmötet tar ställning till, så i praktiken bokför i stort sett alla föreningar.

Hur ofta måste föreningen bokföra?

En bokföringsskyldig förening med intäkter på högst 3 miljoner kronor om året får enligt Bokföringsnämndens allmänna råd bokföra upp till 50 dagar efter utgången av varje kvartal. Mycket små föreningar får vänta ännu längre. Villkoret är att underlagen hålls i ordning under tiden. Att bokföra en gång i månaden eller i kvartalet är alltså helt normalt.

Får föreningen bokföra i Excel?

Det är inte förbjudet, men det blir svårt att uppfylla kraven på löpnummer, spårbara ändringar och ordnad räkenskapsinformation. För en förening med få händelser om året kan det fungera. Med fler händelser eller vid kassörsbyten brukar ett bokföringsprogram spara både tid och fel.

Hur länge ska föreningen spara kvitton och underlag?

Till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Underlagen får normalt sparas digitalt.

Källor

• Bokföringslagen (1999:1078)
• Bokföringsnämnden: ideella föreningar
• Bokföringsnämndens vägledning Bokföring (BFNAR 2013:2), kapitel 3 om när bokföringen ska ske